سیستم ERP چیست و چگونه به کسب و کارها کمک می‌کند؟

با رشد کسب و کار ها، پیچیدگی عملیات و فرآیند آنها نیز افزایش پیدا می‌کند. از سوی دیگر تحلیل و بررسی برخی از کارها با روش‌های سنتی سخت و زمان‌گیر بوده و نتیجه بدست آمده از آن نیز به اندازه کافی مطمئن نخواهد بود. در این شرایط استفاده از یک سیستم ERP برای اتوماتیک سازی فرآیندها و مدیریت یکپارچه در سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد. اما سیستم ERP چیست و چگونه به کسب و کارها کمک می‌کند؟ در ادامه قصد داریم به طور مفصل در این مورد صحبت کنیم.

سیستم ERP چیست؟

ERP مخفف Enterprise Resource Planning یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمان می‌باشد. منابع می‌تواند مواد اولیه، سرمایه، نیروی انسانی و هر آنچه که سازمان در اختیار دارد، باشد. نرم افزار ERP بر پایگاه داده اشتراکی استوار می‌باشد که این پایگه داده، مجموعه جامعی از اطلاعات است که هر نوع کسب و کار (حسابداری، مدیریت مالی، مدیریت موجودی کالا، سفارشات، منابع انسانی و…) به آن نیاز دارد.

سیستم ERP ماژول‌های مختلفی دارد که از طریق آن، گردش کاری سازمان را یکپارچه می‌سازد و همچنین عملیات را تحلیل و در نهایت فرآیند تصمیم‌گیری را تسریع می‌بخشد. به عبارت کلی می‌توان گفت ERP یک راه حل نرم افزاری است که تمامی واحدهای یک سازمان را به صورت یکپارچه در سیستمی واحد تعریف و ایجاد می‌کند.

سیستم ای آر پی یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، در واقع بین واحدهای مختلف سازمان‌ها از جمله منابع انسانی، امور مالی، اداری، فروش و … هماهنگی ایجاد کرده و اطلاعات میان آنها را یکپارچه می‌سازد.

مزایای سیستم ERP چیست؟

اما سیستم ERP چه سودی برای کسب و کار ها دارد؟ مزایای این سیستم را می‌توان به 3 بخش تقسیم کرد:

• اثرات مستقیم و غیر مستقیم بر صرفه جویی در هزینه‌ها
• فرصت افزایش درآمد
• بهبود اثربخشی کسب و کار

که در ادامه به بررسی این مزایا خواهیم پرداخت:

صرفه جویی در هزینه ها با استفاده از سیستم ERP

سیستم ERP از چند طریق باعث صرفه جویی در هزینه ها می‌شود. این سیستم ها با اتوماتیک سازی برخی از فرآیندهای پیچیده، باعث صرفه جویی در زمان نیز می‌شود. همچنین سیستم های ERP موجب می‌شوند عملکرد بخش های مختلف یک سازمان یکپارچه شود. از این رو این سیستم موجب بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان می‌شود.

با جایگزینی این سیستم به جای استفاده از چندین نرم افزار، ارتباطات با شرکت‌های سرویس دهنده نیز کاهش یافته و در نهایت موجب کاهش هزینه‌های خرید لایسنس، آموزش پرسنل و… خواهد شد.

افزایش فرصت های درآمد

سیستم های ERP باعث ایجاد حس اعتماد و اطمینان در مشتریان شده و با بهبود تجربه آنها، احتمال تعامل مجدد مشتری را افزایش می‌دهد و در نتیجه باعث افزایش رشد فروش می‌شود. با استفاده از این سیستم تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست مشتریان باشند.

همچنین در این سیستم، پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری، به دلیل اتوماتیک شدن کارها بهبود یافته و این موضوع مشتریان را قادر می‌سازد تا در هر زمان که خواستند، خرید خود را انجام دهند.

افزایش اثر بخشی کسب و کار با سیستم ERP

یکی دیگر از مزایای سیستم ERP، افزایش اثر بخشی کسب و کار و تسهیل انجام وظایف در بخش های مختلف یک سازمان می‌باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، جمع آوری و پردازش دستی داده‌ها را بصورت اتوماتیک انجام می‌دهد و در نتیجه باعث صرفه جویی در زمان نیروی کار می‌شود. این سیستم باعث شناسایی فرصت های مناسب در کسب و کار و تعیین استراتژی‌ها می‌شود.

چرا از سیستم ERP استفاده کنیم؟

بسیاری از کسب و کار ها برای حل مشکلات سازمان خود از راهکارهای نوین بهره می‌گیرند. همانطور که مزایای استفاده از سیستم ERP را مطالعه کردید، قادر به یکپارچه سازی اطلاعات و فراهم کردن بستری برای موثر کردن انجام فرآیند هاست. سازمان ها و شرکت ها معمولا به خاطر دلایل زیر، سراغ سیستم‌های ERP می‌روند:

اول: سیستم فعلی، پاسخگوی نیازهایشان نبوده و سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار را فراهم نکرده است. به عنوان مثال فرض کنید یک نرم افزار حسابداری توانایی اتصال به سایر فرآیندهای دیگر مانند مدیریت موجودی کالا، انبارداری و… را ندارد.

دوم: با رشد و پیشرفت کسب و کار، احساس نیاز برای استفاده از یک سیستمی که نیاز کمتری به دخالت نیروی انسانی داشته باشد، بیشتر می‌شود. بنابراین اعضای تیم باید زمان کمتری صرف پاسخگویی به پرسش‌های مشتریان کرده و بیشتر انرژی خود را صرف رسیدگی به شکایات مشتریان کنند.

جمع بندی

وجود نیازها و مشکلات در سازمان‌ها که نرم افزارها یا سیستم های اختصاصی می‌تواند بهترین پاسخ به آنها باشد، شرکت راهکارگستران را بر آن داشت تا با ارئه راهکارهایی در قالب طراحی و توسعه سیستم های اختصاصی، این مشکلات و موانع سازمان ها را برطرف کند. این سیستم ها به دلیل برنامه نویسی اختصاصی، دارای سرعت و امنیت بالایی می‌باشند و در هر لحظه و هر مکان قابل دسترس در بستر اینترنت هستند.