راهکار گستران طراحی اختصاصی سیستم مدیریت تامین کنندگان و فروشندگان
امروزه افزایش رقابت و تغییرات بازار و همچنین محیط‌های کسب و کار، روش‌های تامین کالا و ارتباط میان خریداران و تامین‌کنندگان را تغییر داده است. افزایش روابط تامین کنندگان و توسعه روابط مشارکتی و پایدار با آنها موجب حذف واسطه ها و کاهش هزینه‌ها خواهد شد. در این راستا اغلب شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری، اقدام به طراحی یک سیستم اختصاصی، جامع و یکپارچه تحت عنوان سیستم مدیریت تامین کنندگان کرده‌اند و در این زمینه بهبودهای چشم‌گیری را باعث شده‌اند.
سیستم‌های مدیریت روابط تامین کنندگان ابزارهایی را ارائه می‌کند که می‌توان به واسطه آن روابط تعاملی، گسترده و استراتژیکی را با تامین کنندگان کالا افزایش داده و بصورت موثر با آنها در تعامل بود. این سیستم‌ها فرآیند تدارکات و تامین بصورت استراتژیک درون سازمان‌ها و بین چند سازمان را مدیریت می‌نمایند.
سیستم مدیریت تامین کنندگان یا SRM چیست؟
کسب و کارها برای رشد و بقای خود نیاز دارند تا با ذی‌نفعان و گروه‌های مختلفی در ارتباط باشند. تنظیم روابط بین آنها نیاز به ساز و کاری مخصوص دارد. به طور کلی می‌توان گفت سیستم مدیریت تامین کنندگان یا SRM مخفف (Supplier relationship management) بخشی از مدیریت زنجیره تامین است که روابط بین شرکت‌ها را با تامین کنندگان مختلف تنظیم و مدیریت می‌کند. در واقع این سیستم به افزایش عملکرد تامین کنندگان کمک کرده و فرآیندهای مابین آنها با سازمان‌ها را بهبود و تسهیل می‌بخشد.
از آنجایی که ماهیت اغلب کسب و کارها به صورتیست که وابستگی شدیدی به کالا یا خدمات دارند، تامین کنندگان معمولا با تامین مواد اولیه، نقش ویژه‌ای در توسعه و پیشبرد اهدا یک شرکت دارند.
نقش سیستم مدیریت تامین کنندگان در زنجیره تامین
امروزه با پیشرفت تکنولوژی، فناوری اطلاعات یک بستر اساسی برای یکپارچه سازی فعالیت‌های زنجیره تامین از مرحله تهیه ماده خام تا رساندن کالا به مصرف کننده نهایی، می‌باشد.
از جمله اهداف در زنجیره تامین، حذف محدودیت‌های زمانی و مکانی، دسترسی کامل به بازار، کاهش هزینه‌ها و حذف واسطه‌ها می‌باشد. از این رو طراحی سیستم اختصاصی مدیریت تامین کنندگان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است چرا که با توجه به نیازهای هر سازمان طراحی و اجرا می‌شود.
- به صورت کلی نقش سیستم مدیریت تامین کنندگان در زنجیره تامین عبارت است از:
- فراهم کردن اطلاعات تکمیلی در رابطه با تامین کنندگان و نحوه خدمت رسانی آنها
- فراهم کردن اطلاعات اصلی برای مدیریت در زمینه هزینه مواد و میزان آن
- شکل‌دهی ارتباطات طولانی مدت و موثر با تامین کنندگان کلیدی
- کاهش هزینه‌ها و حذف واسطه‌ها
طراحی سیستم اختصاصی برای مدیریت تامین کنندگان
طراحی سیستم مدیریت تامین کنندگان (SRM) شاید پیچیده بنظر برسد اما در حقیقت این فرآیند برای عملکرد کلی شرکت اهمیت زیادی دارد. اهداف مدیریتی و فروش هر سازمان ممکن است با سایر سازمان‌ها متفاوت باشد. بنابراین اگر می‌خواهید یک سیستم جامع و کامل بر طبق نیازهای سازمان خود داشته باشید، باید به فکر طراحی یکی سیستم اختصاصی برای مدیریت فروش باشید.
چرا استفاده از سیستم مدیریت تامین کنندگان لازم است؟
طراحی اینگونه سیستم فرآیندی تخصصی می‌باشد که افراد متخصص، طبق نیازهای یک شرکت یا سازمان اقدام به تولید آن می‌کنند. اما شاید بپرسید چرا باید از سیستم اختصاصی مدیریت تامین کنندگان استفاده کرد؟
از دلایل و علل روی آوردن شرکت‌ها و سازمان‌ها به نرم‌افزار سیستم مدیریت تامین کنندگان عبارتند از:
- کاهش زمان در منبع یابی کالاها و خدمات
- ساده‌سازی فرآیند انتخاب تامین‌کنندگان مناسب
- دسترسی به عملکرد تامین کنندگان
- ایجاد ارتباط میان تامین کنندگان و سازمان‌ها بصورت تحت وب
- دسترسی به اطلاعات بدون نیاز به محدودیت مکانی و زمانی (به علت تحت وب بودن سیستم)
- پیگیری سفارشات و قابلیت ارسال پیش فاکتور از طریق سامانه
- استانداردسازی تصمیمات خرید
سیستم‌های مدیریت روابط تامین کنندگان، ابزارهایی ارائه می‌کنند که به واسطه آن می‌توان روابط را با تامین کنندگان گسترش و توسعه داد. این سیستم ها فرآیند تدارک و تامین درون سازمانی و بین سازمانی را مدیریت کرده و بهبود می‌بخشند. تجربه نشان داده شرکت‌ها و سازمان‌هایی موفق‌اند که روابط مستحکم و پایداری را با تامین کنندگان برقرار می‌کنند.
امکانات طراحی سیستم های اختصاصی برای مدیریت تامین کنندگان
- قابلیت تعریف بینهایت تامین کننده و دسته بندی آنها
- امکان انجام ارزیابی موردی و ادواری به تفکیک زمینه فعالیت تامین کننده
- سفارشی سازی در اطلاعات وارده توسط تامین کنندگان
- قابلیت درج فایل با تمامی فرمت‌ها
- قابلیت اطلاع‌رسانی به تامین کنندگان از طریق پیامک
- مشاهده تاریخچه معاملات با تامین کنندگان
- مدیریت اسناد و بررسی عملکردها
- قابلیت گزارش گیری و جستجوی پیشرفته در فرم‌ها
- قابلیت صدور فاکتور و پیش فاکتور
- تنظیم زمان حمل و نقل و چگونگی آن
سخن پایانی
برای انتخاب سیستم مدیریت تامین کنندگان، گزینه‌های زیادی می‌تواند وجود داشته باشد. اما موضوعی که کمتر کسی به آن توجه می‌کند، قابلیت دسترسی به این سیستم است. نرم‌افزار های سیستمی به دلیل وابستگی به سخت افزار و سیستم خاص برای اجرا، غالبا کارآمد نبوده و به یکی از دغدغه‌های مدیران تبدیل شده است. بنابراین توصیه ما به شما استفاده از سیستم های اختصاصی برای مدیریت تامین کنندگان بصورت تحت وب می‌باشد.
با استفاده از سیستم اختصاصی و تحت وب مدیریت تامین کنندگان، شما می‌توانید بدون محدودیت مکانی و زمانی و همچنین بدون نیاز به سخت افزاری خاص، به اطلاعات سیستم دسترسی داشته باشید. شرکت راهکارگستران در راستای پاسخ به این نیازها راهکاری جامع و یکپارچه برای کسب و کارها در قالب طراحی انواع سیستم‌های اختصاصی ارائه می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد خدمات نرم افزاری می‌توانید با شماره‌های شرکت از طریق منوی تماس با ما حاصل نمایید.